วิธีสำรองข้อมูล MS Outlook [ IMAP]

วิธีสำรองข้อมูล MS Outlook [ IMAP]

โดย เอกสามวา

MS Outlook มีรูปแบบในการเซ็ตรับ-ส่งอีเมล์ 2 แบบ คือ

  • การตั้งค่าอีเมล์แบบ IMAP
  • การตั้งค่าแบบ POP

ผมมีโอกาสเซ็ตอีเมล์ผ่านโปรแกรม MS Outlook ให้ลูกค้าบ่อย ๆ ทั้งเซ็ตเครื่องใหม่ ย้ายเครื่องเก่า สำเนาข้อมูลเก็บไว้  จึงคิดว่าน่าจะรวบรวมข้อมูลที่เคยอ่านจากที่ต่าง ๆ มาเป็นคำอธิบายในแบบฉบับของตัวเอง  เพื่อส่งลิงค์ให้ลูกค้าอ่าน (เพื่อเซ็ตเอง) หรือให้ผู้ที่สนใจได้ศึกษาเพิ่มเติม  จึงเขียนบทความนี้ขึ้น โดยในบทความต่อไปนี้ผมจะกล่าวถึงการสำรองข้อมูลอีเมล์ MS Outlook ที่เซ็ตแบบ IMAP ใน 2 สถานการณ์คือ

  • สำรองข้อมูลเพื่อล้างเครื่องลงโปรแกรมใหม่ หรือย้ายเครื่องใหม่
  • สำรองข้อมูลเพื่อย้ายผู้ให้บริการ Mail Server

IMAP Email

คุณสมบัติและข้อดี-ข้อเสียของการเซ็ตอีเมล์แบบ IMAP

1. IMAP ย่อมาจาก Internet Massage Access Protocol
2. เวลาเซ็ต Outlook แบบ IMAP เนื้อหาอีเมล์ทั้ง Inbox และ Sent Mail ไม่ได้ถูกเก็บไว้ที่คอมพิวเตอร์ ที่เราใช้  แต่ถูกเก็บไว้ที่เซิร์ฟเวอร์ (ในอินเตอร์เน็ต)
3. ไฟล์อีเมล์ที่ปรากฎในคอมพิวเตอร์ มีนามสกุล .ost
4. ถ้ามีการลบอีเมล์แอคเคาท์ออกจากคอมพิวเตอร์ ไฟล์อีเมล์ .ost จะหายไปด้วย
5. เราไม่สามารถเปลี่ยนตำแหน่งที่เก็บไฟล์ .ost ได้
6. IMAP เหมาะสำหรับคนที่เซ็ตอีเมล์เดียว บนหลาย ๆ อุปกรณ์ เช่น พีซี โน๊ตบุ๊ค มือถือ เพราะจะทำให้สามารถเห็นอีเมล์ทั้ง inbox และ Sent Mail เหมือนกันในทุกอุปกรณ์
7. IMAP ไม่เหมาะสำหรับผู้ที่มีอีเมล์เยอะ เพราะจะใช้ระยะเวลาในการซิงค์ข้อมูลนานมาก  รับอีเมล์ช้า
8. IMAP ไม่เหมาะสำหรับอินเตอร์เน็ตช้า
9. IMAP สะดวกเวลาย้ายเครื่อง หรือล้างเครื่องลงวินโดวส์ใหม่

วิธีสำรองข้อมูลอีเมล์ MS Outlook IMAP : กรณีล้างเครื่องลงวินโดวส์ใหม่-ย้ายเครื่องใหม่

จากข้อมูลคุณสมบัติของอีเมล์ IMAP ข้างต้น (ข้อ2, 6, 9) ในกรณีที่เราต้องการล้างเครื่องลงวินโดวส์ใหม่ หรือย้ายเครื่องใหม่ เราไม่จำเป็นต้องสำรองข้อมูล Email ก็ได้  เพราะเนื้อหาอีเมล์ทุกอย่างถูกเก็บไว้ที่เซิร์ฟเวอร์ (บนอินเตอร์เน็ต)  เมื่อเราติดตั้งโปรแกรมและเซ็ตอีเมล์ใหม่ โปรแกรม MS Outlook จะซิงค์ข้อมูลอีเมล์ให้อัตโนมัติ ทั้ง Inbox และ Sent Mail รวมทั้งโฟลเดอร์ย่อยต่าง ๆ ก็จะกลับมาเหมือนเดิม

วิธีสำรองข้อมูลอีเมล์ MS Outlook IMAP : กรณีย้ายผู้ให้บริการ Mail Server / ย้ายโดเมน

เนื่องจากคุณสมบัติของ IMAP คือเก็บข้อมูลทุกอย่างไว้ที่เซิร์ฟเวอร์ เพราะฉะนั้น กรณีที่เราต้องการย้ายเซิร์ฟเวอร์ เราต้องสำรองข้อมูลมาไว้ที่คอมพิวเตอร์ของเราเสียก่อน เราจึงจะสามารถดูอีเมล์เก่า ๆ ของเราได้

  • เปิดโปรแปรกม MS Outlook ที่เป็น IMAP
  • คลิ๊กเมนู File
  • คลิ๊ก Open & Export
  • คลิ๊ก Import/Export
  • เลือก Export to a file แล้วคลิ๊ก Next
  • เลือก Outlook Data File (.pst) แล้วคลิ๊ก Next
  • เลือกโฟลเดอร์อีเมล์ที่ต้องการสำรอง (สามารถเลือกสำรองเฉพาะบางโฟลเดอร์ได้  แต่แนะนำให้เลือกทั้งหมด โดยคลิ๊กที่โฟลเดอร์บนสุด) ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ Include subfolders แล้วคลิ๊ก Next
  • เลือกตำแหน่งที่จะเก็บไฟล์สำรอง แล้วคลิ๊ก Finish

รอจนกว่าโปรแกรมจะสำรองข้อมูลเสร็จ เราจะได้ไฟล์สำรองนามสกุล .pst  ซึ่งสามารถแอดมาในโปรแกรม MS Outlook ภายหลังได้ถ้าต้องการ และแม้ว่าอีเมล์แอคเคาท์นี้จะถูกลบ ไฟล์อีเมล์ .pst ก็ไม่หาย

วิธีดึงข้อมูลที่สำรองไว้กลับมาใช้

หลังจากที่เราสำรองข้อมูลเสร็จเรียบร้อย เราจะได้ไฟล์นามสกุล .pst (เป็นนามสกุลไฟล์ของ MS Outlook ที่เซ็ตแบบ POP) ซึ่งสามารถแอดเข้ามาใช้งานได้ในโปรแกรม MS Outlook ทั้งที่เซ็ตเป็น IMAP และ POP

  • เปิดโปรแปรกม MS Outlook
  • คลิ๊ก Account Settings
  • คลิ๊กแท็ป Data Files
  • คลิ๊ก Add
  • ระบุตำแหน่งที่เก็บไฟล์ที่สำรองไว้
  • เลือกไฟล์ที่สำรองไว้
  • คลิ๊ก OK
  • คลิ๊ก Close

ไฟล์อีเมล์ที่สำรองไว้ จะปรากฏขึ้นในโปรแกรม MS Outlook

ข้อมูลสำคัญที่ต้องรู้สำหรับการเซ็ตอีเมล์ MS Outlook [ ทั้ง IMAP และ POP3]

  • Email Address
  • Email Password
  • Incoming Mail Server
  • Outgoing Mail Server
  • หมายเลข Incoming Port + Encrypted Connecton Type
  • หมายเลข Outgoing Port + Encrypted Connecton Type

ถ้าเราไม่รู้ข้อมูลเหล่านี้ ให้สอบถามผู้ดูแลระบบคอมพิวเตอร์ หรือผู้ให้บริการดูแลเมล์เซิร์ฟเวอร์