วิธีสำรองข้อมูล MS Outlook [ POP3]
วิธีสำรองข้อมูล MS Outlook [ POP3]
โดย เอกสามวา
การเซ็ตโปรแกรมรับ-ส่งอีเมล์ MS Outlook มีรูปแบบการเซ็ตเพื่อให้รับ-ส่งอีเมล์ได้ 2 แบบ คือ
- IMAP [Internet Massage Access Protocol]
- POP [Post Office Protocol]
ซึ่งเราควรเลือกเซ็ตอย่างใดอย่างหนึ่ง แม้จะสามารถเซ็ตทั้งสองแบบในเครื่องเดียวกันได้ก็ตาม แต่ไม่มีใครเขาทำกัน
IMAP Email
คุณสมบัติ ข้อดี-ข้อเสียของการเซ็ตอีเมล์แบบ POP3
1. POP ย่อมาจาก Post Office Protocol
2. MS Outlook แบบ POP3 เนื้อหาอีเมล์ ไม่ว่าจะเป็น Inbox หรือ Sent Items จะถูกเก็บไว้ที่คอมพิวเตอร์ที่เรารับส่ง (สามารถกำหนดให้เนื้อหาอีเมล์ ยังคงอยู่ที่เซิร์ฟเวอร์ได้ในระยะเวลาที่กำหนด-เฉพาะอีเมล์ขาเข้า)
3. ไฟล์อีเมล์ที่ปรากฎในคอมพิวเตอร์ นามสกุล .pst
4. ไฟล์อีเมล์ .pst ไม่หายไป แม้จะลบอีเมล์แอคเคาท์ออกจากคอมพิวเตอร์แล้วก็ตาม
5. เราสามารถกำหนดตำแหน่งที่เก็บไฟล์ .pst ได้ตามต้องการ
6. POP3 เหมาะสำหรับผู้ที่ใช้อุปกรณ์ไม่หลากหลาย เช่น ใช้เฉพาะพีซี หรือโน๊ตบุ๊ค ถ้าจะเซ็ตให้ใช้งานพร้อมกันหลายอุปกรณ์ ต้องมีการกำหนดเพิ่มเติมให้อีเมล์ยังคงเก็บสำเนาไว้ที่เซิร์ฟเวอร์ด้วยตามระยะเวลาที่กำหนด แต่เนื้อหาอีเมล์ใน Sent Items ในแต่ละอุปกรณ์จะไม่เหมือนกัน
7. เหมาะสำหรับผู้ที่มีอีเมล์เยอะมาก ๆ
8. อินเตอร์เน็ตช้า แทบไม่เป็นปัญหารับส่งอีเมล์
9. POP3 เป็นการเซ็ตเพื่อดึงอีเมล์มาไว้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์
วิธีสำรองข้อมูลอีเมล์ MS Outlook POP3
วิธีสำรองข้อมูลอีเมล์ MS Outlook POP3 แบบที่หนึ่ง
- เปิดโปรแปรกม MS Outlook ที่เป็น POP3
- คลิ๊กเมนู File
- คลิ๊ก Open & Export
- คลิ๊ก Import/Export
- เลือก Export to a file แล้วคลิ๊ก Next
- เลือก Outlook Data File (.pst) แล้วคลิ๊ก Next
- เลือกโฟลเดอร์อีเมล์ที่ต้องการสำรอง (สามารถเลือกสำรองเฉพาะบางโฟลเดอร์ได้ แต่แนะนำให้เลือกทั้งหมด โดยคลิ๊กที่โฟลเดอร์บนสุด) ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ Include subfolders แล้วคลิ๊ก Next
- เลือกตำแหน่งที่จะเก็บไฟล์สำรอง แล้วคลิ๊ก Finish
รอจนกว่าโปรแกรมจะสำรองข้อมูลเสร็จ เราจะได้ไฟล์สำรองนามสกุล .pst ซึ่งสามารถแอดมาในโปรแกรม MS Outlook ภายหลังได้ถ้าต้องการ
วิธีสำรองข้อมูลอีเมล์ MS Outlook POP3 แบบที่สอง
- เปิดโปรแปรกม MS Outlook ที่เป็น POP3
- คลิ๊กเมนู File
- คลิ๊ก Account Setting
- คลิ๊กแท็ป Data Files
- คลิ๊ก DataFile ที่ต้องการสำรอง
- คลิ๊ก Open File Location จะเห็นตำแหน่งที่เก็บไฟล์ .pst แล้วย่อหน้าจอนี้ไว้
- ปิดโปรแกรม MS Outlook
- ก้อปปี้ไฟล์ .pst ไปเก็บไว้ในตำแหน่งที่ต้องการสำรองไว้ ก็เป็นอันเสร็จเรียบร้อย (ถ้ายังเปิดโปรแกรม MS Outlook อยู่ จะไม่สามารถก้อปปี้ไฟล์ .pst ได้)
